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第四编 档案学部分
档案学的产生：档案学作为一个学科名词，最早出现于19世纪，即1804年德国档案学家约瑟夫?奥格所著的《一种档案学理论思想》一书，首次使用了“档案学”这一名词。1885年，法国历史学家朗格鲁在巴黎出版的《国际档案馆、图书馆和博物馆》杂志上发表了《关于档案馆的科学》一文，首次提出档案学应当是一门独立科学的见解。
档案学的研究对象：档案、档案工作和档案事业产生及其发展规律。档案学研究范围：包括档案学基础理论研究、档案学应用理论研究、档案史学研究、档案学应用技术研究、边缘性交叉性档案现象研究。
档案学学科体系结构：就是指一些相互联系、相互制约的档案学若干分支学科和知识元素，按一定方式搭配、排列而构成的一个有机整体。主要包括理论档案学、技术档案学和应用档案学。
档案学与其他学科的关系：档案学与马克思主义哲学、思维科学、横断科学、管理科学、历史科学、图书馆学、情报学、秘书学、文书学等关系密切。
档案的起源及名称演变：档案以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始公社向奴隶制过渡的时期。其名称主要有甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。
档案的定义：是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史纪录。档案的本质属性是原始记录性。
档案的种类：从档案形成领域的公、私属性角度分为公务档案(指人们在公务活动中形成的档案，其主体是公务机关或其他社会组织，其形态主要是公文)和私人档案(指人们在私人生活中形成的档案，主体主要是个人，形态主要是私人文书)，从档案形成时间分为历史档案(形成时间久远，主要起历史文化作用的档案)和现行档案(形成时间较晚，主要起现实查考作用，即对人们的现实工作生活依然具有实际作用的档案)，从档案内容属性分为文书档案(指行政管理档案，即在社会的行政管理活动由各种行政性或政治性公文转化而成的档案)、科技档案(指人们在科技生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案)、人事档案(指人事部门在工作活动中形成的，记录及反映个人经历、德才能力、专长特点等方面的档案)、专门档案(指专门活动中形成的档案，如病历档案等)等，还可分为旧政权档案(1949.10.1前除革命历史档案外的归国家所有的档案)、革命历史档案(1949.10.1前由中国共产党及其所领导的组织及个人所形成的归国家所有的档案)和中华人民共和国成立后的档案(1949年10月1日之后，在中国形成的归国家所有的档案)。
档案价值：指档案对国家、社会组织或个人的有用性。档案一般具有凭证价值、情报价值，现实价值、长远价值，第一价值、第二价值。实现档案价值的规律性主要有扩展律、时效律、条件律。档案价值形态：就是档案价值的具体表现形式。
档案的作用：是指档案对社会实践活动的影响。主要具有行政作用、业务作用、文化作用、法律作用和教育作用。
档案工作内容 ：包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案界国际合作与交流工作等内容。
档案工作基本原则：1.指全国档案工作实行统一领导、分级管理，2.维护档案的完整与安全，3.便于社会各方面的利用。
档案工作的性质：档案工作具有管理性、服务性、科学性、文化性与政治性等性质。
档案工作的地位：档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。
档案工作的效益：档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。
档案工作标准：是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案工作标准化可从微观和宏观两方面去认识。
档案信息数字化：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容包括档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化。
数字档案馆：是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。
档案事业构成：主要由档案行政管理机构、档案室、档案馆等机构组成。
档案室的基本任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。具体内容：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作专门指导和监督，负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用，定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
档案馆：由馆藏档案、工作人员、建筑设备、经费、信息等要素，按一定方式组合而成的，永久保存档案的基地和各项工作利用档案信息的科学文化事业机构，属于国家文献信息系统的重要组成部分。
档案事业管理体制：是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。
档案法律：是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件。
档案法的作用：1.是建设和发展档案事业的法律保障，2.是进行我国档案法规体系建设的重要依据，3.是保护我国国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段，4.是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具。
档案职业道德：是从事档案职业的人员共同认可的并在档案职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范。忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、严守机密、博学求进、公正服务。
文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。
公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录，是公务文书的简称。
公文的特点：1.是由法定作者制发的，2.具有法定的权威性，3.具有现行效用，4.具有规范的体式，5.具有特定的处理程序。
公文的作用：主要具有法规作用、书面指导作用、公务联系作用、宣传教育作用、凭证和依据作用。
公文的种类：1.从文件来源可分为收文和发文;2.从行文关系可分为上行文、平行文和下行文;3.从文件的机密性质和阅读范围，可分为机密文件(是内容涉及党和国家机密的文件，在一定时期内需要限制阅读范围，通常由专人负责处理和保管，以保证机密安全)、内部文件和公布的文件;4.从文件的制发机关和作用，可分为法规文件、行政文件和党的文件;5.从文件的使用范围，可分为通用文件和专用文件。
公文的稿本：指文稿和文本，同一文件在撰稿、印刷过程中及根据使用的需要，可以形成各种稿本。
公文撰写及其要求：公文撰写，指文件的起草(或叫拟稿)工作。撰写要求包括：准确无误、讲求实效、严谨周密、简明精练、庄重得体、符合规范、整齐划一等方面。
文书工作，是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。
文书工作的基本内容：包括文件的撰制、传递、办理和处置、管理等内容。
文书工作的基本要求：有四个方面：1.准确、周密，反对紊乱和粗枝大叶;2.及时、迅速，反对拖拉、积压和迂缓;3.精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义;4.保守党和国家机密。
文书工作组织形式：是指在社会组织内部围绕着文书工作的活动程序，各部门之间的分工方式。基本上采用三种组织形式，即集中式、分散式、复合式。
行文规则：即各社会组织之间文件往来运行所必须遵守的统一规则。
机关之间的行文方式：主要有下行文、上行文、平行文三种。
文书处理程序：指在一个机关内部，按照公务文书的制发、办理与管理的规律，对文书工作的一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。
文件登记：是机关管理与保存文件的一种工具，用它来记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。
文件登记的作用：具有管理与保护文件，便于查找文件，便于文件的统计和催办，作为核对与交接文件的凭据等作用。文件登记的形式大体可分为簿式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记四种。
收发：收发指文件的收进和发出，具体内容包括点收、启封、装封、登记等。
分发：是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员。
传阅：指单份或份数不多的文件，需要经许多位领导人和部门阅读与处理时，由文书工作人员组织，先后在他们中间传递和阅读的工作。
拟办：是部门或承办人对于某些除阅读外尚需具体处理的文件，就某份准备如何办理所提出的初步意见，以供机关领导人或有关负责人审核定夺。
批办：是由组织的领导人或部门负责人对公文办理提出批示意见的决策性活动。
承办：即通过对公务文书的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。
催办：即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。
核稿：指公文在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正的活动。
签发：即由对公务文书负有法定责任的领导人或被授予专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动。
缮印：根据定稿缮写、印制公文正本的活动。
校对：即以定稿和格式设计要求为基准，对缮印的文书校样或印本进行全面核对检查，发现并纠正错漏的活动。
盖印：即在公务文书上加盖发文机关印章，证实其法定效力的活动。
注办：即承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动。
归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕并应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理：指的是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理的意义：1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用;2.维护文件的完整和安全，便于保管;3.保证机关工作的连续性，为档案工作奠定基础。
归档文件的整理原则：即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的质量要求：即归档文件应齐全完整，整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
归档文件的范围 ：凡是反映本机关工作活动，具有查考价值的文件材料均属立卷归2档范围。
文件归档整理前的修整工作：主要包括修裱破损文件，复制字迹模糊或易褪变的文件，超大纸张折叠，去除易锈蚀的金属物等。
文件归档整理方法：包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
电子文件：(Electronic Record)是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等;2.按文件的功能可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件;3.按文件的生成方式，可分为原始文件和转换文件。
电子文件的特点：1.电子文件具有信息的非人工识读性、2.系统依赖性、3.信息与特定载体之间的可分离性、4.信息的易变性、5.信息存储的高密度性、⑥多种信息媒体的集成性、⑦信息的可操作性等特点。
电子文件的管理原则：全程管理原则，前端控制原则，真实性保障原则，完整性保障原则和可读性保障原则。
电子文件的管理模式：机构内部电子文件的管理模式，档案馆电子文件的管理模式和数字档案馆。
电子文件法律规范：是由国家最高权力机关，按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范。
电子文件制度：是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则和方法的总称。
电子文件标准：是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。
档案管理基本理论
(一)来源原则：来源是指“向文件中心或档案馆移交文件之前，在事务活动过程中形成、保管和/或利用文件的组织和个人”。 来源原则就是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
(二)文件生命周期理论：是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件一档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。
(三)档案价值鉴定理论：档案价值鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的一项工作。
档案价值鉴定理论通常包含三方面基本内容，即对档案价值的认识、对鉴定原则的规定和对鉴定标准的制定。
档案管理基本流程
(一)档案收集：就是按照档案形成的规律，把分散在各机关、个人手中及其他地方的档案材料接收、征集、集中起来。档案馆对档案的收集，历史档案的接收与征集意义。
(二)档案整理：档案的整理工作：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。档案整理工作的内容、意义和原则，全宗内档案的分类，档案分类方法，档号。
(三)档案鉴定：一般指对档案真伪和档案价值的鉴定，而实际档案业务工作中主要是指后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是指档案价值的鉴定。档案鉴定工作的内容;档案保管期限表的概念与类型;鉴定档案价值的方法即直接鉴定法。
(四)档案保管：指根据档案的成分和状况，所采取的有效和安全防护措施。档案保管的内容包括：档案的库房管理，档案流动过程中的保护，保护档案的专门措施。档案保管工作的任务、“八防”，档案库房管理，档案使用过程中的维护与保护的制度及方法。
(五)档案统计：就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。档案统计工作的内容包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用情况的登记以及档案构成、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。档案的登记：就是对档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、利用等情况，通过薄、册、表、单等形式加以记载，以揭示它们的过程、现状和变化。
档案提供利用工作的含义 ：是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。
档案提供利用工作的指导思想：全面地为档案用户服务，及时地为档案用户服务，准确地为档案用户服务，主动地为档案用户服务。
档案提供利用工作的基本要求：档案馆(室)应当为档案的利用创造基本的条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握和分析档案的利用效果。
档案提供利用的基本途径：通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要;通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的利用需要;通过提供档案信息加工品，满足有关档案用户的利用需要。
档案提供利用的主要方法：档案阅览服务，档案外借服务，档案展览服务，制发档案复本服务，制发档案证明服务，档案目录信息服务，档案咨询服务。
开放档案：就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除封闭，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式进行开发利用。
开放档案的具体含义是：确立了开放档案的范围，明确了开放档案的用户对象，简化了利用手续。
开放档案的意义：开放档案是有利于社会的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤;开放档案是现代档案馆自身发展的一项重大措施;开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
开放档案的条件：开放档案必须具备相应的物质条件、检索条件、制度条件和社会档案意识条件。
开放档案的鉴别
(一)确定开放期：根据国家有关法律法规的规定，我国档案的开放期一般为自档案形成之日起满30年。
(二)档案解密：就是根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的非密档案。档案降密：就是通过一定的方式与方法，降低档案文件原有的保密等级。
公布档案：就是将档案或档案的特定内容，通过某种形式首次公之于众。公布档案的方式主要有：通过报纸、刊物、图书等出版物发表档案的全部或部分原文;通过电台、电视台播放档案的全部或部分原文;陈列、展览档案或其复制件;出版发行档案史料(全文或摘录)、汇编，公开出售档案复制件;散发或者张贴档案复制件;在公开场合宣读、播放档案原文等。
档案编研：即档案编辑研究，是指档案部门根据一定的需要，以档案馆(室)藏档案为基础和对象进行的编辑和研究工作。
档案编研工作的主要内容包括：档案史料和现行机关文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料，编史修志。
档案编研工作的意义：档案编研工作是档案馆(室)主动地、系统地、广泛地开展提供利用服务的一种方式，开展档案编研工作是提高档案馆(室)工作水平的一个重要途径，开展档案编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施。
档案编研工作的特点：研究性、思想性和政策性。
档案编研成果的主要种类：
(一)现行档案文件汇编
主要包括：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、公报、政报、其他专题文件汇编。
(二)大事记：是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。
(三)组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。
(四)专题概要 ：要是用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。
(五)统计数字汇集：统计数字汇集，就是以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况的参考资料。统计数字汇集主要分为两种类型：综合性统计数字汇集，专题性统计数字汇集。
(六)企业年鉴：企业年鉴，是以年度为时限，分栏目叙述该年度本企业基本情况的综合性著述型的编研成果。