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事业单位综合应用能力备考:书信类文书写作
书信类日常文书是用来交流情感、互通信息、商讨事情、研究问题的书面形式,包括申请书、私信、公开信、慰问信、感谢信、介绍信、证明信、求职信、英文书信等。
书信可以分为一般书信和专用书信。一般书信指私信。专用书信,是在特定场合使用的信件,也称公务书信。私信与专用书信有区别:私信不需要标题,专用书信需要标题;私信不需要盖章,专用书信如果是以组织名义写的要加盖公章。
1.申请书
①定义:申请书,是个人或组织因为某种需要向组织或领导表达愿望、提出请求时所使用的专用书信。
②特点:申请书的特点是请求性。申请书一般应有请求事项。申请书用来向组织或领导提出请求,围绕请求的事情说明理由,介绍情况,表达愿望。
③写作结构:
“凭”:开门见山地提出申请的事项或意愿。要简明扼要,提纲挈领。
“事”:根据申请的事项提出申请的理由。或写出自己的思想认识过程,或摆出自己的实际情况,或列出自己的主客观条件等。要注意以下几点:一是理由充分,避免含糊其辞。要让人一看就心悦诚服,马上研究解决。二是抓住要领,避免面面俱到。要提出主要理由,说明为什么要提出申请。三是条理分明,避免眉目不清。可以分段来写,也可以分条列项。
“断”:写表示祝愿、敬意或感谢的话。例如“此致敬礼”,“请接受我衷心的感谢”等。
2.公开信
①定义:公开信是将内容公布于众的信件。公开信可以笔写,也可以印刷、张贴、刊登和广播。其对象一般比较广泛,如“三八”妇女节写给全国妇女的公开信;“五四”青年节写给全体青年的公开信;也可写给一人。不论是写给社会中的某一部分人或写给个人,从写信者的角度看,都希望有更多人的阅读、了解,甚至讨论信中的问题。信的内容一般涉及比较重大的问题,具有普遍的指导作用、教育作用和宣传作用。
②公开信的特点:公开信是将不必保密的全部内容公布于众,让大家周知和讨论的信件。公开信的内容—般都具有普遍的思想意义和教育意义。一封好的公开信,在宣传中会产生较大的影响,它能促进人们积极参与,树立良好社会的风气,指导工作广泛开展和推动活动顺利进行。有的公开信可以在报上刊登,也可以在电台上广播。
③写作结构:
“凭”:写关怀、问候、祝愿的话,给人以亲切,温暖的感觉。交代公开信的背景、缘由。
“事”:概述整个事件,如有必要,需要对所公开的事件进行分析。
“断”:根据收信对象的共同持征,提出要求、希望,鼓励他们继续沿着正确的方向前进,以饱满、热烈的感情发出号召。
3.慰问信
①定义:慰问信,是组织、领导或同志、亲友在集体或个人作出杰出贡献或遭受重大损失、巨大困难或节日时表示问候、安慰、同情、关怀等的书信。慰问信以电报的形式发出,就是慰问电。
②写作结构:
“凭”:慰问信的正文开头部分交代慰问的背景、缘由,然后表示慰问。
“事”:主体部分根据慰问的事情和对象的不同区别对待。慰问作出杰出贡献的集体或个人,要赞扬他们作出的贡献,对他们在工作中的辛劳表示慰问,鼓励他们继续前进。慰问遭受重大损失、巨大困难的集体或个人,要写出慰问者的同情和采取的支援行动,如果有捐赠物品、资金,也要交代清楚,还要赞扬被慰问者与困难作斗争的精神,鼓励他们再接再厉,战胜困难。节日慰问,要根据被慰问者工作的性质,指出工作的意义,赞扬他们的辛勤劳动、忠于职守或无私奉献。
“断”:表示共同的愿望和决心。结语写祝愿的话,例如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快,合家欢乐”等。
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